Choisir votre photocopieur professionel, nos conseils et astuces

Bien qu’à l’heure du digital et de la dématérialisation, certains documents restent indispensables à l’impression et servent de faire valoir dans les justificatifs administratifs et contractuels. S’équiper d’un photocopieur dans une entreprise n’est pas en mince affaire, comme pour les éléments de la bureautique, cela demande un minimum de connaissances, mais surtout une bonne évaluation au préalable de vos besoins. Un photocopieur pro c’est avant un gain de productivité de vos salariés et une optimisation des rendus à vos clients, n’oubliez pas que soigner le visuel reste un prérequis pour séduire un client.

Les critères à prendre en compte dans le choix d’un photocopieur

Ses fonctionnalités

Au-delà de la fonction principale de photocopie, certains photocopieurs font office d’imprimante et de fax. Parmi les fonctionnalités principales, vous pourrez notamment demander :

– impression couleur ou noir et blanc. Monochrome ou laser couleur, tout dépend de votre besoin quotidien.

– type d’impression : laser ou jet. Vous trouverez aussi différents types d’appareils photocopieurs parmi les photocopieurs numériques qui prédominent sur le marché par la rapidité et leur qualité d’impression en un seul passage. Pour les professionnels, ayant besoin de réaliser des documents grand format comme des études de sol, des plans de maison et de lotissement, il existe des photocopieuses tireuses de plan spécialisées dans les documents de précision.

– La possibilité d’imprimer en recto verso.

– Présence d’un écran tactile qui facilite la mise en œuvre de votre appareil multifonction.

– Connectivité avec d’autres périphériques tels que des clés USB.

– Tri des documents

-Agrafage automatique des documents

– La possibilité de numérisation et d’envoi de document à partir du photocopieur.

– La résolution de numérisation : Exprimée en dpi ou ppp traduit la qualité de la numérisation.

– Connexion et partage de document. Sécurisée par un mot de passe vous pourrez donner accès à la photocopieuse à plusieurs de vos collaborateurs et gérer des facturations quant à leur consommation. Ce type d’appareil est notamment très demandé dans les pépinières d’entreprises et espace de co-working nécessitant un accès individuel au matériel de bureautique.

Sa qualité d’impression et sa vitesse

En fonction de votre utilité et de votre secteur d’activité, vous aurez peut-être besoin de qualité à destination de vos clients. Tous les secteurs d’activités travaillant dans le graphisme, l’édition, les projets 3D, votre résolution d’impression sera supérieure à un appareil traditionnel. Le critère à prendre en compte est le ppp ( points par pouce), plus celui-ci est important, meilleure est la résolution.

Veillez à prendre en compte la vitesse d’impression dans votre critère en prenant en compte le nombre de pages par minute éditée. Mais attention, la vitesse dans certains cas, n’est pas forcément gage de qualité. Il convient de prendre le meilleur rapport vitesse/ qualité d’impression en s’attachant aux indicateurs et à votre besoin professionnel.

Ses dimensions

En fonction de la place disponible dans vos locaux, calculez bien au préalable l’encombrement de l’appareil.

Sa vétusté

Si vous optez pour un modèle d’occasion pour diminuer les coûts d’acquisition, veillez à faire attention que les pièces de réparation sont encore produites en cas de panne.

Le prix des cartouches et de l’entretien de l’appareil

Principal nerf de la guerre dans le choix de votre photocopieur, le prix des cartouches d’encre en renouvellement. Assurez-vous de la facilité à vous fournir ses cartouches et comparer différents modèles pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix. Calculez bien le prix par page en prenant la capacité de la cartouche et son coût.

Comme tout appareil, vôtre photocopieur nécessitera de réparation suite à des pannes, mais aussi des révisions pour s’assurer de l’état des pièces. Si une panne ne peut être anticipée, la maintenance préventive lors de l’achat de l’appareil est une donnée connue qui vous facilitera le choix.

Les marques

Des pionniers se trouvent sur le marché depuis de nombreuses années vous assurant un gage de qualité. Canon, HP, Epson, Sharp, Konica-Minolta apparaissent comme les leaders du marché.

Le prix de l’appareil

En fonction du type d’appareil choisi, la fourchette de prix oscille entre 3000 à 20000 €.

Achat et location ?

En fonction de votre trésorerie et de votre capacité d’investissement, vous pouvez opter pour un achat ou une location d’appareil.

Les avantages de la location d’un photocopieur pro

La signature d’un contrat de location d’appareil vous assure un contrat de maintenance préventive et corrective rapide en cas de soucis de l’appareil. De plus, vous vous assurez d’avoir un modèle moderne présent sur le marché que vous pouvez tester avant de franchir le cap de l’achat. De plus celui-ci entre dans les charges d’exploitation déductibles.

Ce contrat peut être mis en place pour un moment ponctuel, car dans le temps, l’investissement dans un photocopieur reste plus rentable.

Afin de vous aider dans votre choix et d’obtenir un devis rapide, rendez-vous sur le site spécialisé photocopieuse.net, vous y trouverez des guides sur les différents imprimantes et photocopieurs en achat neuf ou occasion ou location.