La gestion de projets est un pan essentiel d’une entreprise. Sans celle-ci, impossible d’aboutir à une réalisation correcte ni dans les temps ! Aussi, voici quelques conseils en la matière, afin d’optimiser votre gestion de projet, que vous ayez déjà votre entreprise ou que vous comptiez la créer.
Se doter des bons outils
Tout comme un ébéniste pourrait difficilement, voire pas du tout se passer de ses outils type perceuse, tournevis ou cloueur, il va vous falloir, à vous aussi, de bons outils ! Il en existe énormément et le choix n’est certes pas toujours simple. Vous pourrez par exemple consulter cette liste d’outils gestion de projet afin d’avoir un aperçu global des différentes solutions qui s’offrent à vous. Il n’existe, en effet, pas, UN seul outil à choisir à tout prix. En vérité, cela dépend de la structure de votre entreprise, le nombre de collaborateurs, les types de projets à administrer, votre secteur d’activité… Bref, tout un tas de facteurs qui rendent votre entreprise et ses offres uniques, et justifient donc d’un outil de gestion de projet adapté à ses spécificités.
Assurer une bonne communication
Lorsqu’un projet n’aboutit pas, ou qu’il ne donne pas satisfaction au client, cela peut être en raison de problèmes de communication. Vous êtes en effet plusieurs à travailler sur un projet commun, la plupart nécessitant de mobiliser des équipes différentes. Aussi, bien communiquer entre équipes, mais aussi entre collaborateurs est essentiel ! Les outils de gestion de projet vont justement vous faciliter cette communication. Mais ils ne vont pas tout faire à votre place. Prenez le temps de communiquer avec l’ensemble des participants de la manière la plus fluide possible. Vous rencontrez un problème ?
Vous avez un doute, une interrogation ? Ne laissez pas traîner et informez-en les personnes concernées.
Enfin, l’organisation de réunions à chaque étape du projet et de points réguliers permettra de transmettre facilement et directement de l’information et créer des moments d’échanges privilégiés.
Cela sera aussi l’occasion de faire émerger de nouvelles idées et lever les éventuels blocages lors du projet ou de son organisation en amont.
Établissez un plan de travail précis
Avant de vous lancer, vous et vos équipes, dans la partie exécution, prenez bien le temps de dresser un document précis pour la bonne gestion du projet. Vous pourrez notamment vous inspirer des projets précédents similaires pour établir ce plan de travail. Mais que doit-il comporter, dans l’idéal ?
Inscrivez-y l’ensemble des étapes du projet, les blocages actuels et potentiels, la liste des ressources nécessaires (y compris celles que vous n’avez pas encore et qu’il vous faudra acquérir), les différentes deadlines, les participants, le planning concernant les points et réunions et la modification de l’étendue du projet. Prévoyez en effet que le client pourra vous demander des modifications durant le projet ou a posteriori afin de les intégrer aussi dans ce plan de travail. En revanche, si les modifications sont conséquentes en raison de nouvelles demandes, un nouveau document d’accord sera à faire signer par les participants au projet, et une facturation supplémentaire appliquée au client.
L’établissement de ce plan de travail vous permettra donc de bien anticiper sur la gestion de votre projet, et savoir faire face aux imprévus.
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